文档整理总结
工作中之后我参考了公司的文件管理方法，再借鉴了图书馆管理图书的方法，创建了一套自己的方法，非常简单但行之有效，我已经稳定使用了5年，再也不为文件混乱而焦虑了。
我的方法如下：
一、文件/文件夹前面加数字前缀实现排序。
毕业后我进入的第一家500强外企，我发现他们的公共盘上的文件夹前面都有一个数字前缀，如
- 01_HR
- 02_admin
- 03_Fin
- 04_Engg
- 05_Sales
开始觉得多此一举，后来才发现真是绝绝子啊，
第一、有了这个前缀，文件夹就不再是按首字母顺序排了，而是你的编号来排，这样就可以人为固定文件夹的顺序，比如HR虽然首字母比Engg要低，但前面加上01 就可以让自己排在第一了，这样方便管理，也不会因为插入新的文件夹而打乱顺序了。每个部门只要记住自己部门文件夹所在位置，每次进去时就不用找半天了。
第二、这个前缀长度是固定的，所有的文件夹视觉上非常整齐而统一，不因为因为文件夹名字长短不一而产生混乱感。
于是我也应用在自己的文件管理上，所有文件夹都进行编号，经常使用的文件夹编号排在前面，不经常使用的排在最后面，再也不会被首字母打乱了。
这样是不是整齐很多了？
我没有采用下划线的方法隔开前缀，因为在中文输入法状态下输入下划线不方便，所以我用了空格隔开，大家也可以按照自己的偏好用小数点、连字符、字母作为分隔符。
二、文件加时间后缀。
我以前没这个习惯，不同版本的文件重新改个备注名就完事，但版本一多，时间一久，就分不清谁是谁了。
后来我发现公司的windchill系统上下载的文件，都会自动加一个时间后缀（上传的时间），如：
- project_checklist_20220523
这样的好处是下载下来永远不会乱，系统会自动按照时间顺序排列，而你也知道这个文件是什么时候创建的，方便识别和追溯。
后来我在自己创建文件时，也加上时间后缀，发给别人修改后传回来，我又会加上最新的时间后缀，这样永远知道哪个版本是最新的，这是个很好的习惯，大家一定要保持。
发给客户的文件如果都加上一个时间后缀，会显得专业很多。
三、不要嵌套太多子文件夹，两层最好，最多三层。
大家想象一下，在图书馆里找书是不是很方便，不需要翻箱倒柜？图书馆的图书分类虽然也很详尽，比如有5个大类，22个小类，小类下面还有分类，但所有图书都是展示在书架上的，而不会在大书架里嵌套小书架，你要找什么图书一眼扫过去就能找到，就算是冷门的图书你也有机会看到，不会忘记它的存在。图书和书架所在的区域固定好了是不会乱跑的，上一次放在哪里，你下一次又回到熟悉的地方去找就能很快找到。
**电脑里的文件可以分门别类，但也不要嵌套太多层子文件夹，**很多人由于文件越来越多，分类越来越细致，会嵌套N多层子文件夹，我曾经嵌套就过七层文件夹，找文件时要一层一层进去，非常麻烦，后来我改成了以两层文件夹为主的结构后，效率大大提高。
所有文件夹，甭管它属于哪个大分类，全部都在最外层。
比如，之前我的“学习资料”文件夹里，有下面这么多个子文件，是为了分门别类用的，这样分得太细：
- Excel学习
- PPT学习
- VBA学习
- 电子书
- 英语学习
- 工作相关
每个子文件夹里的又会有自己的子文件夹，如：
学习资料\工作相关\MiniTab教程\MiniTab使用教学\XXXX.PPT
如果要打开这个PPT，要进入四层文件夹才能找到，非常低效。
正确的做法是取消这些嵌套文件夹，直接把所有子文件夹放到外面来，然后用数字前缀归类。
例如：
前缀的第一个数字是大类，例如：
- 01前缀表示工作相关的学习
- 02前缀表示VBA编程学习
- 03前缀表示英语学习
- 04前缀表示电子书
也可以按照A、B、C、D字母排，看自己的喜好。
这些编号自己心里清楚就好，下次要添加新的资料，参考和它同属一类的文件夹进行编号即可，它们就可以自动放在一起了。
前缀的第二个的数字来实现大类里的内部排序，如果你想要谁排在前面就修改它的序号即可。
这里会有一个问题，系统默认是folder和folder排列一起，file和文件file排列一起，单个file不会参与folder的排序，这样有单个file时，排序就会混乱，怎么办呢？
这里有一个小技巧，就是给单独的file建立一个folder，里面只装这个file，让它强制参与folder的排序就OK了。
比如上面的04文件夹，如“小米生态链战地笔记”，其实原本是一个pdf文件，我也给它建了一个文件夹，这样就可以整整齐齐排在文件夹序列里了。
通过这种敞开式的方法，所有文件夹都是在最外层，一目了然，位置也是固定的，找起来也非常方便。
后期要维护的话，手动修改前缀就可以调整排序，如果要大规模调整的话可以借助文件批量命名软件（如renmaer）来修改。
但是如果文件越来越多怎么办，这个列表岂不是越来越长？ 不用担心，每个大文件夹里只放近期用得着的文件，如果只是收集的资料，暂时不会用到，就要移到“参考资料&素材“或者”存档资料“里去，这部分内容我下面会说。
四、全盘文件大分类
为了避免频繁建立N多新文件夹，我们需要给所有文件夹进行分类，分类的方法有很多，有的人是按照文件类型排序，如视频、音频、图片、电子书、教程，但这样分仍然会很乱，比如你自己手机拍的照片和网上下载的图片，都放在图片文件夹里吗？显然不是，我建议按照用途来分，同一个用途下，不管是什么类型的文件都可以放在一起，这样符合人的直觉。
我的文件只分以下八大类，而且全部都在C盘根目录下：
不要担心和C盘的系统文件有干扰，因为有数字编号，这些文件始终是排在最前面的。
为什么在C盘根目录？ 因为我电脑不分区，只有一个C盘，大部分公司的电脑也不分区的，都2202年了，电脑就别再分区了吧，现在的windows系统就算是重装文件也不会丢失。
如果还不明白，看看这个问题下所有的回答：
01 工作目录
所有正在处理或者待处理的工作都在这个文件下，包括公司的工作，个人的私活，生活杂事，比如计算房贷，制定个人计划、打官司、帮别人写资料等等等等。
这样的好处是一点去就可以看到所有的待办事项，避免遗忘，可以统一处理，不需要在多个文件夹里反复横跳。
这里面只有一层子文件夹，也用01….02….来给文件夹编号分类，我还会在文件前加上创建时间，这样就很容易知道是哪一天开始处理的，时间久了就有紧迫感。
比如
这里的文件迟早会越堆越多，这个列表就会变得很长，越积越多我们心里也会有压力，就会督促我们及时处理，这时候我们要及时把已经处理完的文件移动到 “08 存档资料”里。
记住，始终要把工作目录里的文件夹控制在一定数量，做完的马上移走。
02 学习资料
放一些学习教程，如职场技能学习，英语学习、法律学习等等，同样也只建立一层子文件夹，参考上述第二点。
03 参考资料&素材
这里放一些“01 工作目录”文件夹可能需要用到参考资料和素材，这是你从事工作的原材料。比如网上下载的模板、表格、图片、视频、字体，以及一些技术资料、标准规范、法律文件等等。比如设计师和视频创作者一定会下载大量的图片、视频等素材，这些资料就放在这里，而不要放在图片、视频文件夹里。
注意区分参考资料和学习资料的区别，前者是指你不会去专门去学习，只是有需要时可能查阅的资料，后者是你会认认真真学习的资料。
比如汽车行业标准《IATF16949:2016质量管理体系汽车生产件及相关服务件组织应用ISO9001:2015的特别要求》，既可以放在“02 学习资料”里，也可以放在“03 参考资料&素材”里。如果你打算全文好好学习一遍，那就放在“02 学习资料”，而你不打算学习，只是存档下来备查，就放在“03 参考资料&素材”。
04 视频
放一些电影、美剧等影视资料，是用来娱乐的，因为这些文件体积比较大，而且会经常看，所以专门建个文件夹。
这里的视频不包括自己手机拍摄的视频，也不包括学习教程的视频，纯粹只是为了娱乐而看的视频。
自己手机拍的视频要放在“05 相册”里，学习教程的视频放在“02 学习资料”里。
这个文件夹里就不需要按照美剧、电影等类别建立子文件夹了，而是直接把所有剧集放在最外层，方便查找。
05 相册
自己手机拍摄的图片、视频放在这里面，但不包括网上下载的图片，这些图片应该放在“03 参考资料&素材”里。
自己手机拍摄的图片非常多，有几百甚至上千张，要按年和月份建立文件夹。
我现在是按年建立第一层文件夹，如
- 2019年
- 2020年
- 2021年
- 2022年
然后里面再按拍摄的日期+主题建立子文件，比如
- 20190518 贵州旅游
- 20191220 公司年会
而不是散乱地铺开，不然每次打开这个文件夹的速度让你怀疑人生。
我最近考虑把外面的年文件夹取消，减少层级，让里面的子文件夹一目了然。
06 软件工具
这里不是软件的安装目录，而是放一些大型软件的安装包，如office, ProE等等，免得重装时要去下载，以及一些绿色的软件，比如字幕转换助手、Renamer（批量改名工具），everything（迅速查找文件工具），Sketchup（快速建模软件），Minitab（统计软件）等等。
不要放很容易找到的软件，比如微信PC版，QQ，Chrome浏览器等等，需要的时候直接去官网下载最新版即可。
07 个人重要资料
这里放一些身份证复印件、户口本复印件、毕业证复印件、四六级复印件、房产证复印件、银行卡复印件、保险合同、劳动合同（如有电子版）、offer，体检报告、个人简历等等。
这些资料最好集中存放，找的时候方便，也建议在云端保存，随时随地都能找到。
08 存档资料
用于存放暂时不会用到，但以后说不定有用的文件，例如如“01 工作文件”中已经完成的工作，以及“02 学习资料”里已经学习完资料，或者存着备用，暂时不会学习的资料。
在这里建以下两个文件夹
- 01 存档-工作文件
- 02 存档-学习资料
记得前面要加上“存档“避免和工作目录的文件混淆
但不是什么文件都往里扔，要分情况：
一、如果已经完全失去保存的价值的文件，就断舍离，直接删了，不要有收藏癖，比如一套教程学完，觉得一般般，以后也不会看了，就直接删了。
二、如果稍微还有一点价值的文件，如果工作邮件、报表，怕以后还会需要，就存档。
五、桌面建立“临时”文件夹
很多人习惯把桌面当做临时存放文件的地方，时间久了会让桌面铺满文件，非常乱。
不妨在桌面建立一个”临时“文件夹，把暂时不知道放哪里的文件先放进去，这样可以让桌面保持清爽干净。
比如你在写资料，网上查的资料有些是压缩包或者pdf，必须要下载下来才能看到，你可以先下到“临时”文件夹里，用完即删，就算不删暂时先放着以后有时间再处理，这样就不会把乱七八糟的资料堆满桌面。